Verbesserung der Dokument-Kompatibilität

Um auch anderen Benutzern zu ermöglichen, Dateien zu lesen, die Sie erstellen und per E-Mail versenden wollen, versuchen Sie bitte, die folgenden Richtlinien zu beachten:

• Bedenken Sie, dass nicht jeder eine legale oder raubkopierte Version des aktuellsten Microsoft Office Professional (Word, Powerpoint, Excel) für Windows XP besitzt; tatsächlich gibt es jede Menge Computernutzer, die wissen, dass das nicht immer die optimale Option ist. Die Annahme, dass jeder derartige Dokumente lesen kann, ist genauso anmaßend wie zu sagen, "ziehen Sie dieses Dokument einfach auf Apple Works 6.2.9".
• Microsoft Word bietet die Möglichkeit(!!), Dokumente in anderen als dem nativen .doc-Format zu speichern:
  • Der Menüpunkt "Datei/Speichern unter..." (oder ähnlich) ermöglicht es, ein Dokument beispielsweise im Rich Text Format (.rtf) zu speichern, welches auf nahezu allen Plattformen mit den meisten Textverarbeitungsprogrammen problemlos geöffnet werden kann (sofern nicht Graphiken, Tabellen und ähnliche Spezialitäten enthalten sind).
  • Für einfache Dokumente, die nur simplen Text enthalten, wäre das Speichern als Einfacher Text (.txt) überlegenswert.
  • Um Probleme bei Windows-Nutzern zu vermeiden, vergessen Sie nicht die passende Dateinamens-Erweiterung (d.h. .txt, .rtf, .doc).
  • Noch besser ist es, einfache Texte mit kopieren und einfügen direkt in eine E-Mail zu kopieren, ohne ein separates Dokument anzuhängen! (das reduziert übrigens die Dateigrösse beträchtlich, abgesehen davon, dass die Information viel leichter zu lesen ist)

    Selbst wenn man diverse Dokumente theoretisch öffnen und lesen könnte, ist es oft viel einfacher, die Information direkt als Text in einer E-Mail zu haben!

  • Wenn die Datei Tabellen etc. enthält, kann es sinnvoll sein, die Datei im HTML-Format zu speichern (obwohl die Qualität des von Word erzeugten HTML-Codes zweifelhaft ist; kann die Information immerhin in den meisten Webbrowsern (=Internet-Surf-Programmen) lesbar dargestellt werden).
  • Wenn es wirklich notwendig ist, Graphiken und Bilder in eine Datei einzubetten (was selten der Fall ist...), ist die beste Methode, eine PDF-Datei (Portable Document Dormat) zu erzeugen - wenn man kein Mac OS X besitzt, benötigt man dafür entweder Adobes Acrobat Software oder andere kostenlose Alternativen (mehr dazu). Das ist allerdings nicht die optimale Vorgehensweise für Dokumente, die nur ein paar Textzeilen enthalten.
• Verwenden Sie nicht 1MB große Word-Dokumente, um 7 Zeilen Text zu versenden, die in 4 Tabellen und 3 Aufzählungen verschachtelt sind.
• Verwenden Sie nicht 500kB große Excel Sheets, um 5 Zahlenpaare zu versenden.
• Verwenden Sie nicht unnötig große Powerpoint Präsentationen, um lustige Witze zu versenden, die aus 3 Zeilen Text bestehen.
• Verwenden Sie bitte nicht Megabyte-große JPEG-Dateien, um gescannte Textseiten zu verschicken, wenn es nicht einen wirklich guten Grund dafür gibt!! Der Screenshot einer Powerpoint-Präsentation mit 8 Worten und 3 Pfeilen (kein Scherz...) ist kein guter Grund!!
• (Eine weitere wahre Begebenheit) Wenn der Inhalt einer E-mail nur aus 3 Worten besteht, verpacken Sie diese nicht in einem angehängten Excel-Dokument!
• Denken sie 2 mal (oder öfter) nach, bevor Sie auf "Weiterleiten" klicken, wenn Sie eine dieser lustigen Witz-E-Mails bekommen. Selbst, wenn man die Tatsache ignoriert, dass nicht jeder eine Hochgeschwindigkeits-Standleitung als Internet-Verbindung hat, benötigt das Sortieren, Lesen und Löschen von E-Mails mehr Zeit, als die E-Mail manchmal wert ist.
• Die Tatsache, dass Microsoft Office-Produkte hier überdurchschnittlich häufig erwähnt werden, hat nichts mit dem Produkt an sich zu tun, sondern mit der statistischen Problemhäufigkeit.

Mehr dazu: http://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.html

Fazit: Kompatible Dokumente zu erstellen, die jeder ohne große Probleme öffnen kann, ist ein relativ einfacher Prozess, der keine Expertenkenntnisse voraussetzt, nur ein bisschen guten Willen...